Privacy statement

BEGRIPSBEPALINGEN

In dit reglement wordt verstaan onder:

  • de wet:de Wet bescherming persoonsgegevens en vanaf mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
  • persoonsgegevens:elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
  • verwerking van persoonsgegevens:elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens. Daaronder wordt in ieder geval verstaan het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens;
  • bestand:elk samenhangend geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens bij elkaar of gescheiden van elkaar wordt verzameld, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
  • verantwoordelijke:degene die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. Verantwoordelijke kan zijn een natuurlijke persoon, een rechtspersoon of een bestuursorgaan;
  • bewerker:degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreekse gezag te zijn onderworpen;
  • betrokkene:degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
  • derde:ieder ander dan de betrokkene, de verantwoordelijke, de bewerker of enig persoon die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke of de bewerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
  • ontvanger:degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt;
  • toestemming van de betrokkene:elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat persoonsgegevens over hem worden verwerkt;
  • verstrekken van persoonsgegevens:het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens
  • verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens

INWERKTREDING, CITEERTITEL, PUBLICATIE

  • Dit reglement treedt in werking op 25 mei 2018
  • Dit reglement kan worden aangehaald als Privacy Statement Gastouderbureau De Admiraal
  • Dit reglement wordt ter inzage op de website van GOB De Admiraal geplaatst: gastouderbureauadmiraal.nl

BEREIK

Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens. Het is eveneens van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.

Dit reglement heeft betrekking op de verwerkingen van persoonsgegevens van klanten, cliënten, maar kan ook van toepassing zijn op medewerkers.

PERSOONSGEGEVENS DIE WORDEN VERWERKT

GOB De Admiraal kan persoonsgegevens over u verwerken, doordat u gebruik maakt van de diensten van GOB De Admiraal, en/of omdat u deze zelf bij het invullen van een contactformulier/ inschrijfformulier op de website aan GOB De Admiraal verstrekt. GOB De Admiraal kan de volgende persoonsgegevens verwerken (van ouders, gastouders, kinderen):

  • Uw voor- en achternaam
  • Uw adresgegevens
  • Uw telefoonnummer
  • Uw e-mailadres
  • Uw geboortedatum
  • Uw geslacht
  • Uw locatiegegevens
  • BSN nummer
  • Bankrekeningnummer
  • Gegevens over godsdienst of levensovertuiging
  • Gezondheid
  • Strafrechtelijke persoonsgegevens (in de vorm van een VOG)
  • Gegevens over uw activiteiten op de website
  • Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op de website te maken/ te krijgen, in correspondentie en telefonisch.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

Er worden uitdrukkelijk geen gegevens gevraagd over ras, politieke gezindheid, seksuele leven of het lidmaatschap van een vakvereniging.
Wel worden gegevens gevraagd als het BSN nummer, gegevens over godsdienst of levensovertuiging (indien nodig voor de uitvoering van de overeenkomst), gezondheid en strafrechtelijke persoonsgegevens. Bijzondere en/ of gevoelige persoonsgegevens worden alleen gevraagd als daar een wettelijke verplichting toe bestaat of deze nodig zijn voor de uitvoer van de overeenkomst.

 

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@gastouderbureauadmiraal.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

GEGEVENSVERWERVING

Indien bij de betrokkene zelf de persoonsgegevens worden verkregen, is het duidelijk voor betrokkene aan wie de gegevens worden verstrekt (doordat het duidelijk is dat betrokkene zich op de website van GOB De Admiraal bevindt of doordat verantwoordelijke haar identiteit kenbaar maakt) en wat het doel is van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd, tenzij de betrokkene dat doel al kent)

Gegevens die door u verstrekt worden bij het invullen van een contactformulier worden door u bevestigd zodra u op de ‘verzend’ button klikt. U geeft daarmee toestemming voor het verwerken van uw gegevens op de wijze zoals verder in dit reglement wordt aangegeven.

Gegevens die door u verstrekt worden bij het invullen van een schrijfformulier worden door u bevestigd door op de bevestigingsbutton te klikken.

Indien op andere wijze gegevens van u worden verworven krijgt u na de verwerving en de verwerking ervan een bericht waarbij u, afhankelijk van de soort persoonsgegevens en het doel ervan, uw toestemming kunt bevestigen of uw gegevens kunt verwijderen.

WAAROM GOB De Admiraal GEGEVENS NODIG HEEFT

  • Inschrijven vraagouders en gastouders die zich aanmelden– (uitvoeren contractuele overeenkomst)
  • Bemiddeling, begeleiding, en organiseren van opvang van het kind– uitvoeren contractuele overeenkomst)
  • Communicatie– nieuwsbrief vraagouders (na toestemming), nieuwsbrief gastouders, telefonisch contact en mailcontact met gastouders ouders, voogden en verzorgers van kinderen (uitvoering contractuele overeenkomst)
  • Financiële afhandeling– Facturen en jaarverslagen, doen van betalingen en innen van vorderingen die samenhangen met de opvang (uitvoering contractuele overeenkomst).
  • Informatie verstrekken– via contact formulier (toestemming)
  • Aanvragen subsidie– (gerechtvaardigd belang)
  • Behandelen geschillen– (uitvoeren contractuele overeenkomst)
  • Het doen uitoefenen van accountantscontrole– (gerechtvaardigd belang)
  • Uitvoering of toepassing van een andere wet– (wettelijke verplichting).

Gebruik van diensten

Wanneer u zich aanmeldt voor een van onze diensten vragen we u om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden gebruikt om de dienst uit te kunnen voeren of de met u gesloten overeenkomst van opdracht uit te voeren.
De gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers van een derde partij met wie GOB De Admiraal een verwerkersovereenkomst heeft afgesloten. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken.

In de bijlage is een omschrijving toegevoegd waarin staat voor welke doeleinden per verwerking gegevens worden verzameld.

Communicatie

GOB De Admiraal verwerkt ook persoonsgegevens om telefonisch contact met u op te kunnen nemen als u daar om verzoekt en als het hoort bij de overeenkomst die u bent aangegaan, en/of om u schriftelijk (per e-mail en/of per post) te kunnen benaderen indien u telefonisch onverhoopt niet bereikt kunt worden.

Wanneer u e-mail of andere berichten naar ons verzendt, is het mogelijk dat we die berichten bewaren. Soms vragen we u naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers van een derde partij met wie GOB De Admiraal een verwerkersovereenkomst heeft afgesloten.

 

COOKIES

Op de website van GOB De Admiraal worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer en het tijdstip van opvraging en gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. GOB De Admiraal gebruikt deze informatie om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.

Functionele cookies

Deze cookies zijn nodig om de site te laten werken. Bijvoorbeeld als je inlogt op je gebruikersaccount. Door permanente cookies kunnen we ervoor zorgen dat u bepaalde acties niet steeds opnieuw hoeft uit te voeren. We herkennen de voorkeuren die u hebt opgegeven. Permanente cookies kunt u verwijderen via de instellingen van uw browser. Sessie cookies worden bij het sluiten van de browser automatisch verwijderd. We onthouden deze sessie cookies alleen om tijdens een bezoek e.e.a. af te stemmen op uw voorkeuren.

Analytische cookies.

Google analytics
GOB De Admiraal maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken en hoe effectief de Adwords-advertenties van GOB De Admiraal bij Google zoekresultaatpagina’s zijn. Gegevens delen is uitgezet voor Google Analytics. Ook het delen van gegevens voor advertentie doeleinden is uit gezet.
De alsnog verkregen informatie wordt, geanonimiseerd en met inbegrip van een deel van het geanonimiseerde adres van uw computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Lees het privacybeleid van Google voor meer informatie. U treft ook het privacybeleid van Google Analytics hier aan. https://www.google.com/intl/nl/policies/technologies/ads/

Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de Website aan GOB De Admiraal te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. GOB De Admiraal heeft hier geen invloed op.

GOB De Admiraal heeft Google geen toestemming gegeven om via GOB De Admiraal verkregen Analytics-informatie te gebruiken voor andere Google-diensten.

Tracking cookies

Op onze website vindt u buttons waarmee u onze berichten of pagina’s kunt promoten op social media. Denk aan het ‘liken’ via facebook of een ‘tweet’ versturen via Twitter. Deze buttons werken via stukjes code die van de social media platformen zelf afkomstig zijn. Via deze code worden cookies geplaatst. Wij hebben daar geen invloed op. De social media platformen geven in hun privacyverklaring aan wat ze via de cookies met uw gegevens doen. U kunt op de verschillende platformen uw privacy instellingen wijzigen.

 

GEGEVENSVERWERKING

Persoonsgegevens worden op een transparante wijze en in overeenstemming met de wet en dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.

Er worden niet meer persoonsgegevens verzameld of verwerkt dan voor het doel van de registratie nodig is.

Persoonsgegevens worden alleen voor de in dit reglement bedoelde doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op een manier die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

De registratie van het Burgerservicenummer vindt alleen dan plaats wanneer daarvoor een wettelijke basis bestaat en/of dat er door verantwoordelijke of verwerker een vorm van zorg aan betrokkene wordt verleend.

Ieder die handelt onder het gezag van de verantwoordelijke of van de bewerker – en ook de bewerker zelf – verwerkt alleen persoonsgegevens in opdracht van de verantwoordelijke, behalve in geval van afwijkende wettelijke verplichtingen.

De gegevens worden alleen verwerkt door personen die uit hoofde van ambt, beroep, wettelijk voorschrift, of op basis van een overeenkomst tot geheimhouding zijn verplicht.

GOB De Admiraal maakt geen automatische profielen uit verkregen persoonsgegevens en er vindt ook geen geautomatiseerde besluitvorming plaats a.d.h.v. verkregen persoonsgegevens of profielen.

Persoonsgegevens worden slechts verwerkt indien:

  • de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend.
  • De gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een dienst of eenovereenkomst waarbij betrokkene partij is (bijvoorbeeld de overeenkomst van opdracht met betrokkene) of voor handelingen, op verzoek van betrokkene, die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een dienst of het sluiten van een overeenkomst;
  • de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting van de verantwoordelijke na te komen;
  • de gegevensverwerking noodzakelijk is in verband met een vitaal belang van betrokkene;
  • de gegevensverwerking noodzakelijk is in verband met een gerechtvaardigd belang;
  • de gegevensverwerking noodzakelijk is in verband met een algemeen belang.

Geautomatiseerde besluitvorming

GOB De Admiraal neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van GOB De Admiraal) tussen zit.

HOE LANG GOB De Admiraal GEGEVENS BEWAART

GOB De Admiraal bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren, waarvoor uw gegevens worden verzameld. Uw gegevens worden niet langer dan 8 weken bewaard indien er geen overeenkomst met u tot stand komt. Indien er een overeenkomst tot stand is gekomen word voor de administratie onderdelen waarvoor een wettelijke bewaartermijn geldt deze wettelijke bewaartermijn (financiële administratie 7 jaar) gehanteerd en voor het overige een bewaartermijn van 2 jaar.

DELEN MET ANDEREN

GOB De Admiraal verstrekt uw persoonsgegevens alléén aan derden indien dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst met u (u wordt dan vooraf geïnformeerd hierover), of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Gegevens worden alleen gedeeld aan derden partijen als dit noodzakelijk is voor de juiste uitvoering van de diensten. Denk hierbij aan het verzorgen van de (financiële) administratie, het verzorgen van de website, het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

GOB De Admiraal geeft nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

GOB De Admiraal verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

GEGEVENS INZIEN, AANPASSEN OF VERWIJDEREN

Algemeen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar info@gastouderbureauadmiraal.nl

Dataportabiliteit

Ook heeft u recht op dataportabiliteit (gegevensoverdraagbaarheid), waarbij u uw (automatisch) verwerkte gegevens op kunt vragen en in een gestructureerde, gangbare en machine-leesbare vorm van ons overhandigt krijgt, zodat u deze gegevens zelf aan anderen kunt verstrekken. Als u aanspraak wilt maken op dit recht doet u een verzoek hiertoe via info@gastouderbureauadmiraal.nl

Bezwaar verwerken en intrekken toestemming

U heeft ook het recht om bezwaar te maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens. U kunt dit bezwaar indienen door uw bezwaar te sturen naar info@gastouderbureauadmiraal.nl
Eerder gegeven toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens kunt u altijd schriftelijk intrekken door een verzoek te sturen naar info@gastouderbureauadmiraal.nl

Cookies

De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar u kunt uw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie mag worden verzonden. Indien u functionele cookies uitschakelt zullen een aantal functies op de website niet meer werken (zoals inloggen).

Reactietermijn

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. GOB De Admiraal zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op een dergelijk verzoek en/ of bezwaar reageren.

Indien u een klacht heeft, die u niet met mij heeft kunnen oplossen, dan kunt u deze indienen bij de autoriteit persoonsgegevens.

BEVEILIGEN

GOB De Admiraal neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De website van GOB De Admiraal maakt gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.

GOB De Admiraal neemt in ieder geval de volgende, doch niet uitsluitend, maatregelen (deze opsomming is niet limitatief):

  • Waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van twee factor authenticatie
  • Er wordt gewerkt met een computer waarop een goede firewall, virusscanner en malware software draait (KPN veilig)
  • Er worden periodiek back-ups gemaakt van computerbestanden
  • Back up software van derde partijen die gegevens verwerken, afgesproken middels verwerkersovereenkomst
  • Op de computer is encryptie geïnstalleerd om gegevens en bestanden te versleutelen
  • Mobiele devices zijn met wachtwoorden en toegangsrestrictie beveiligd
  • De website van GOB De Admiraal, waarop ingelogd kan worden en gegevens achter gelaten kunnen worden, is beveiligt met SSL en DNSSEC.

Organisatorische beveiligingsmaatregelen

  • Alleen houder is verantwoordelijk voor de gegevens en kan als enige bij alle gegevens, GOB De Admiraal heeft geen medewerkers
  • Als er wel medewerkers worden aangesteld: Anderen sluiten eerst een overeenkomst met Leonie voor zij bij (een deel van) de gegevens kunnen, anderen mogen alleen bij gegevens die zij echt nodig hebben, de rest is afgeschermd.
  • Geheimhoudingsbeding wordt gesloten met boeteclausule
  • Gegevens worden op de computer bewaard achter een extra wachtwoord
  • De computer is niet toegankelijk voor derden
  • Papieren dossiers zitten in afgesloten kasten

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van
misbruik, of indien u meer informatie wenst over de beveiliging van door GOB De Admiraal verzamelde persoonsgegevens, neem dan contact met GOB De Admiraal op via info@gastouderbureauadmiraal.nl

VERANTWOORDELIJKHEID EN AANSPRAKELIJKHEID

www.gastouderbureauadmiraal.nl is een website van GOB De Admiraal.

De verantwoordelijke is Leonie Admiraal.

De verantwoordelijke van GOB De Admiraal is als volgt te bereiken:

Postadres: Het Brugstuk 72, 1851 WZ Heiloo

Vestigingsadres: Het Brugstuk 72, 1851 WZ Heiloo

E-mailadres: info@gastouderbureauadmiraal.nl
Telefoon: 06-21322547

Inschrijvingsnummer handelsregister Kamer van Koophandel: 64572900

De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking en het beheer van de gegevens; onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke kan een beheerder worden belast met het feitelijke beheer van de persoonsgegevens, maar dit is niet verplicht bij kleinschalige persoonsgegevensverwerking zoals bij GOB De Admiraal het geval is.

De verantwoordelijkheid van verantwoordelijke geldt onverminderd indien de verwerking plaats vindt door een bewerker; dit wordt geregeld in een overeenkomst (of door middel van een andere rechtshandeling) tussen bewerker en verantwoordelijke.

Van de volgende partijen wordt gebruik gemaakt door GOB de Admiraal:

MELDPLICHT DATALEKKEN

Verwerkers van data waar GOB de Admiraal een verwerkersovereenkomst mee heeft afgesloten zijn verplicht om datalekken binnen 24 uur na constateren te melden. Op welke manier er gehandeld wordt bij datalekken staat beschreven in de verwerkersovereenkomst.

ONVOORZIEN

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de verantwoordelijke, met inachtneming van het bepaalde in de wet en het doel en de strekking van dit reglement.

Informatie over de Wet bescherming persoonsgegevens:

BIJLAGE DOELEINDEN

  1. Naam van de verwerking: Inschrijving, facturatie, volgsysteem
  2. Het doel van deze verwerking is het mogelijk maken van de juiste facturering en het voorzien van de belastingdienst en de GGD van door hen vereiste informatie.
  3. a. Verantwoordelijke voor deze verwerking is een medewerker van Gastouderbureau De Admiraal
  4. Als beheerder van deze verwerking treedt op L. Admiraal
    c. Als bewerker voor deze verwerking treedt op L. Admiraal
  5. In het kader van deze verwerking worden gegevens verwerkt van de volgende categorieën van personen:
  6. vraagouders (ouder/voogd/verzorger van het kind of kinderen die opvang behoeven)
    b. gastouders (persoon die opvang verzorgt)
    c. kinderen van vraagouders
  7. a. Voor deze verwerking worden ten hoogste de volgende soorten van gegevens verzameld en verder verwerkt:
  8. naam
    b. adres
    c. bankgegevens
    d. e-mail
    e. Gegevens over de ontwikkeling van de kinderen van vraagouders
  9. BSN
    g. telefoonnummer(s)
  10. Deze gegevens worden verkregen van vraagouders en gastouders door middel van (online)formulieren en gesprekken.
  11. De gegevens kunnen worden verstrekt aan de volgende personen of bedrijven:

binnen de organisatie:
a. Bemiddelingsmedewerkers (op dit moment geen medewerkers in dienst).

buiten de organisatie, maar binnen de Europese Unie:

  1. overheidsinstanties zo die daar bevoegdheid in hebben
    b. aangesloten gastouders
    c. bedrijven die ingeschakeld zijn voor data opslag of gebruik van software